Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z Astrocool, po co, na jakiej podstawie i jak długo. Piszemy ją po ludzku i krótko.

1. Administrator danych

Astrocool to usługa prowadzona przez Frontcraft - Michał Kokociński (dalej: „my”). To jednoosobowa działalność gospodarcza, NIP: 585-144-01-38. Jesteśmy administratorem Twoich danych osobowych.

Kontakt w sprawach prywatności: contact@astrocool.tech.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.

2. Jakie dane przetwarzamy i dlaczego

2.1. Strona astrocool.tech

Strona nie używa plików cookie, skryptów śledzących ani analitycznych po stronie przeglądarki. Nie ładujemy zewnętrznych czcionek ani zasobów z zewnętrznych sieci (CDN). Wyjątkiem jest podstrona „Umów spotkanie”: wyświetla kalendarz rezerwacji Zoho Bookings, który ładuje się z serwerów Zoho. Zoho może przy tym przetwarzać dane techniczne (np. adres IP) i używać plików cookie potrzebnych do działania kalendarza. Szczegóły w punkcie 2.2.

Statystyki odwiedzin liczymy na własnym serwerze, na podstawie logów serwera. W statystykach nie zapisujemy adresu IP ani danych o przeglądarce. Używamy tymczasowego identyfikatora odwiedzającego (skrótu), który usuwamy po następnym dniu. Długo przechowujemy tylko dzienne zestawienia zbiorcze.

Logi dostępowe serwera WWW zawierają adres IP i dane o przeglądarce. Przechowujemy je przez 7 dni, a potem usuwa je automatyczna rotacja logów.

Po co: żeby strona działała, była bezpieczna i żebyśmy wiedzieli, jak jest używana. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jak długo: logi 7 dni, identyfikator do końca następnego dnia, zestawienia dzienne bez danych osobowych dłużej.

2.2. Rezerwacja spotkania

Gdy umawiasz spotkanie, przetwarzamy dane z formularza rezerwacji: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wybrany termin oraz Twoje odpowiedzi (czym się zajmujesz, czego oczekujesz od strony, linki do obecnej strony lub profili, informacja o domenie i o tym, czy wolisz najpierw rozmowę telefoniczną).

Rezerwacje obsługuje Zoho Bookings. Spotkania odbywają się w Google Meet, a ich terminy zapisujemy w Kalendarzu Google. Przed spotkaniem wysyłamy potwierdzenie i przypomnienia na podany adres e-mail. Nie nagrywamy spotkań.

Po co: żeby umówić i przeprowadzić spotkanie oraz przygotować Twoją stronę. Podstawa: działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Jak długo: jeśli zostaniesz naszym klientem, dane przechodzą do Twojego konta i są przechowywane jak w punktach 2.4 i 2.5. Jeśli nie, usuwamy je w ciągu 12 miesięcy od spotkania.

2.3. Newsletter

Wcześniej na stronie działała lista oczekujących. Nie zbieramy już nowych zapisów, ale osobom, które się zapisały, wysyłamy wiadomości o Astrocool, ofercie dla pierwszych klientów i nowościach o produkcie. Przechowujemy tylko adres e-mail i informację o zgodzie, we własnym narzędziu do wysyłki wiadomości (listmonk), które działa na naszym serwerze.

Podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Możesz ją wycofać w każdej chwili, klikając link do wypisania się w wiadomości albo pisząc na contact@astrocool.tech. Jak długo: do wycofania zgody.

2.4. Konto w panelu (dashboard.astrocool.tech)

W panelu przetwarzamy: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (zapisane wyłącznie jako skrót), sesje logowania oraz dostęp do stron (członkostwa i zaproszenia).

Niezbędny plik cookie sesji utrzymuje Cię w zalogowaniu. Nie wymaga zgody i nie używamy w panelu żadnych innych plików cookie.

Wiadomości dotyczące konta (potwierdzenie adresu e-mail, reset hasła, zaproszenia, komunikaty o usłudze) wysyłamy z własnego serwera pocztowego.

Podstawa: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dzienniki bezpieczeństwa prowadzimy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jak długo: dopóki istnieje konto. Usuwamy dane w ciągu 30 dni po jego zamknięciu, chyba że dłuższe przechowywanie wymaga prawo albo jest potrzebne do obsługi roszczeń.

2.5. Tworzenie stron i edycja z pomocą AI

Przetwarzamy treści, które nam przekazujesz: teksty, obrazy, opis z rozmowy wstępnej oraz historię czatu z webmasterem AI.

Wiadomości z czatu i załączone obrazy wysyłamy do Anthropic, dostawcy modelu AI Claude, aby przygotować zmiany na Twojej stronie. Załączone obrazy usuwamy z naszych serwerów po wprowadzeniu zmiany.

Podstawa: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Jak długo: historię czatu przechowujemy, dopóki Twoja strona istnieje w usłudze.

2.6. Płatności i faktury

Przetwarzamy dane rozliczeniowe (imię i nazwisko lub nazwę firmy, NIP w przypadku firm, adres, e-mail), historię płatności i faktury.

Płatności obsługuje mBank S.A. przez bramkę Paynow. Nie otrzymujemy ani nie przechowujemy danych kart płatniczych. Faktury możemy wystawiać przez internetowy system do fakturowania i, gdy przepisy tego wymagają, przesyłać do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Księgowość prowadzi dla nas firma księgowa.

Podstawa: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązki prawne wynikające z przepisów podatkowych i o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Jak długo: faktury i dokumenty księgowe przechowujemy przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

2.7. Korespondencja e-mail

Gdy do nas piszesz, przetwarzamy Twój adres e-mail i treść wiadomości, żeby Ci odpowiedzieć.

Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jak długo: tak długo, jak trzeba, by załatwić sprawę, oraz na wypadek ewentualnych roszczeń.

3. Odwiedzający strony naszych klientów

Strony zbudowane w Astrocool prowadzą nasi klienci. To oni są administratorami danych swoich odwiedzających.

My hostujemy te strony i liczymy ich statystyki na naszym serwerze, w tak samo przyjazny dla prywatności sposób jak opisany w punkcie 2.1. Robimy to jako podmiot przetwarzający, w imieniu klienta, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, która jest częścią regulaminu usługi.

Jeśli masz pytanie o dane z takiej strony, napisz najpierw do jej właściciela.

4. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych. Korzystamy z tych podmiotów:

• Hostinger (hosting VPS, serwery w Niemczech, Frankfurt): na serwerach działają wszystkie nasze systemy, czyli strona, panel, baza danych, serwer pocztowy i strony klientów. Hostinger przetwarza dane na nasze zlecenie.
• Anthropic (dostawca modelu AI, USA): otrzymuje wiadomości z czatu i załączone obrazy, by przygotować zmiany na stronie. Dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy na podstawie standardowych klauzul umownych lub innego zabezpieczenia wymaganego przez RODO.
• Zoho (centrum danych w Unii Europejskiej): system rezerwacji spotkań Zoho Bookings oraz skrzynka na naszą pocztę przychodzącą. Jeśli dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych lub innego zabezpieczenia wymaganego przez RODO.
• Google: Google Meet (spotkania online) i Kalendarz Google (terminy spotkań). Jeśli dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych lub innego zabezpieczenia wymaganego przez RODO.
• mBank S.A.: bramka płatnicza Paynow i rachunek bankowy.
• Dostawca usługi fakturowania i dostawca usług księgowych: wystawianie faktur i prowadzenie księgowości.
• Organy publiczne, gdy wymaga tego prawo (np. urząd skarbowy, KSeF).

Narzędzia, które sami hostujemy (wysyłka wiadomości, repozytoria kodu, wdrażanie), działają na naszym serwerze i nie przekazują danych swoim producentom.

5. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z praw, napisz na contact@astrocool.tech.

Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

6. Pozostałe informacje

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany ani nie profilujemy Cię w sposób wywołujący skutki prawne.

Podanie danych jest dobrowolne, ale potrzebne, by umówić spotkanie, założyć konto, korzystać z usługi albo otrzymać fakturę.

Bezpieczeństwo: połączenia są szyfrowane, a dostęp do danych ograniczamy do tego, co niezbędne.

Zmiany polityki ogłaszamy na tej stronie. O istotnych zmianach informujemy też e-mailem właścicieli kont.